第十二屆清代宮廷史學術研討會在遼寧省沈陽市召開期間（2016年10月16至18日），清代宮廷史研究會舉行例行的理事會。會長朱誠如、秘書長任萬平、李國榮及來自沈陽故宮博物院、河北省承德市文物局（避暑山莊博物館）、清東陵文物管理處、清西陵文物管理處、文化部恭王府管理中心、北京市頤和園公園管理處、北京市天壇公園管理處、呼和浩特博物館（恪靖公主府）、北京市圓明園管理處、北京市北海公園管理處等12家會員單位的常務理事、理事出席會議。北京市中山公園管理處、北京市景山公園管理處等8家擬申請入會單位的業務領導一并出席會議。
　　會議由秘書長李國榮主持，重點研究、確定以下議題：
　　一、學會學術活動發展通報
　　朱誠如會長首先發表講話，清宮史會今年是第12屆，自1989年創辦以來，至今已27年，一個學會持續發展二三十年，而且每次會議都出版論文集，在中國的學會中確實不多，這一切都是靠大家的支持。近幾年變化較大，有許多新面孔，但是仍然有很多一路跟著清宮史研究會成長的老同志，非常高興有這么多新鮮力量的加入，感謝大家的支持，相信清宮史研究會會越來越興旺發達。同時，朱會長還就當天會議提出三點：一是清宮史研究會一直堅持辦活動，學術活動是主要活動，除此之外，還涉及到博物館管理等多方面經驗。會員單位在多方面都有交流并且有收獲，這就是清宮史研究會能夠辦下去，并且不斷興旺發達的重要原因。二是每次辦會都能得到承辦單位的大力支持，這是最重要的。按照慣例，2015年本應召開研討會，但是由于時間、經費、國家政策等種種原因沒有辦成只能推遲到今年。會上非常感謝沈陽故宮，盡最大努力把會議的準備工作做的很充分。三是以后會議模式問題有待大家討論協商。
　　任萬平秘書長就清宮史研究會學術活動的發展向擬入會各單位理事一一做介紹。清代宮廷史研究會成立于1989年，是中國史學會下屬的二級學會，由清代皇家遺址性博物館或文物單位與清宮檔案保管單位共同組成的學會，前期有6家創辦單位，分別是故宮博物院、中國第一歷史檔案館、沈陽故宮博物院、承德市文物局、清東陵文物管理處、清西陵文物管理處。1998年朱誠如先生接任會長后，本著擴大皇家遺址聯盟促進學術研討和業務工作開展的目的，加之不斷有單位提出入會申請。2006年后，陸續吸納恭王府管理中心、頤和園公園管理處、天壇公園管理處（2008年），呼和浩特博物館（恪靖公主府，2009年），圓明園管理處、北海公園管理處（2011年）。至此，清代宮廷史研究會已有12家會員單位，會員單位類型由皇家遺址、檔案保管單位逐步擴大到與皇家相關的王府公主府、皇家的三山五園等苑囿機構，這是清宮史研究會一個較大的發展。
　　關于學會的學術發展情況，學會基本堅持每兩年舉辦一次研討會，大會之后出版相關的學術論文集，隔年召開一次理事會，持續規范地進行學術活動。以前的開會形式是由一家單位總體承辦，會議準備、會務以及全部會議代表的落地接待都由承辦單位承擔。2014年國家新出臺《中央和國家機關會議費管理辦法》，對會議人數及預算經費的種種限制使某一會員單位全盤承擔會議困難較大。故通過上次理事會決議，以后年份若無會員單位能夠全部承擔會議經費，則議定由一家單位承擔會議的膳食補貼和相關會務工作，各會員單位的會議代表按出差形式參會，自付住宿及往返交通費等。至于出版論文集，可由承辦單位或清宮史學研究會等申請專項資金。如此，各會員單位可根據自身財務預算、科研能力酌情參加，將更有利于研究會的發展。同時，任萬平秘書長指出，論文集出版需規范，從第十一屆開始，論文集要有統一的模式，從文集書名到封面形式再到裝幀設計要趨同，這樣學會的特色才會更加鮮明。
　　二、第十二屆清宮史會籌備情況匯報
　　沈陽故宮博物院向理事會匯報了本次大會的籌備情況。
　　一是研討會的籌備情況，自去年理事會確定2016年第十二屆清宮史研討會在沈陽召開，2016年年初，通過與清宮史會的會長和兩位秘書長多次探討，確定了本次研討會的主題；2016年1—3月，沈陽故宮向各會員單位和特邀專家學者寄出預邀請函和會議主題；2016年5月，在收到各會員單位、專家學者的邀請函回執后，著手進行整個大會的籌備，包括住宿安排，寄發正式邀請函，編印會議手冊等；2016年8—9月，完成會議賓館的公開招標工作；2016年10月初，向朱誠如會長和兩位秘書長做最后匯報，完成會議手冊的編印。
　　二是參會會員單位和會議代表的情況。本次研討會會員單位和擬申請加入的會員單位共有二十家，其中十二家是老會員單位，另有八家是文博和園林界擬申請加入清宮史研究會的單位。本次大會共計有會員單位代表、擬申請加入會員單位代表、特邀專家學者代表123人，其中會員單位和擬申請加入會員單位代表95人，特邀專家和學者28人，共收到會員單位代表和特邀專家學者代表提交的論文題目及內容提要共89篇。
　　三、吸納新會員的通報
　　會議聽取了李國榮秘書長就新會員入會的匯報，此次申請加入清宮史研究會的單位有8家，分別是北京市中山公園管理處、北京市景山公園管理處、北京市香山公園管理處、清永陵文物管理所、沈陽市東陵公園管理中心（清福陵）、沈陽市北陵公園管理中心（清昭陵）、遼陽市博物館（清東京陵）、長春偽滿皇宮博物院。理事會上，八家單位分別介紹了與清宮史研究的特殊關系以及業務上密不可分的內在聯系，同時表達了強烈的入會期望。朱誠如會長對八家單位的申請予以肯定，并表示研究會要積極吸納業務性質、治學興趣、發展方向一致的單位入會，積極推進各會員單位間的學術活動與業務交流，不斷壯大清代宮廷史研究隊伍。
　　會議討論了2017年理事會的承辦單位，最后議定長春偽滿皇宮博物院為2017年理事會的承辦單位。